Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

All informatie over jezelf is een persoonsgegeven. Je wilt niet dat anderen daar iets mee doen zonder dat dit nodig is of zonder jouw toestemming. Natuurlijk zijn dit de voor de hand liggende zaken als naam, adres, mailadres, telefoonnummer, lidmaatschapsnummer, een sportdiploma, etc. Gegevens over bijvoorbeeld politieke voorkeur, etnische afkomst, seksuele geaardheid, paspoortgegevens, medische gegevens, geloof en salarisgegevens zijn extra gevoelig.

Persoonsgegevens kunnen direct, maar soms ook op een indirecte manier gedeeld worden; bij het mailadres jan@cda.nl deel je bijvoorbeeld iemands politieke voorkeur. Maar ook een foto kan indirect veel laten zien (leeftijd, etnische afkomst, ect).

ACC is klaar voor deze nieuwe wetgeving. Met elkaar hebben we het complete stappenplan “AVG voor sportclubs” gevolgd, risico’s helder in kaart gebracht, maken we medewerkers bewust van hun rol in deze en regelen we zaken waar het risico van het delen van persoonsgevoelige informatie aanwezig is. Ook sluiten we met onze samenwerkingspartners, zoals onze accountant en de KNCB, zogenaamde verwerkingsovereenkomsten die borgen dat ook zij vertrouwelijk met de persoonsgegevens van onze leden en medewerkers omgaan. En de ledenadministratie bewaart jouw gegevens niet langer dan nodig is om jou bij ACC te kunnen laten cricketen. Wij kunnen dan ook de AVG verklaring, die hoort bij het doorlopen van dit stappenplan, aanvragen.

Ja! Wij delen jouw inschrijfgegevens bijvoorbeeld met de KNCB om je te kunnen laten cricketen in competitieverband. Je staat in ons ledenbestand en we zullen je mailen met leuk en belangrijk nieuws. Verder publiceren we (alleen) je naam op de site als we aan het begin van het seizoen de teamindelingen publiceren en natuurlijk geven we jouw leider en trainer jouw naam door en waar nodig jouw KNCB-nummer. Je geboortedatum delen we soms ook om te kunnen bepalen in welke leeftijdscategorie je gaat cricketen. Ben je vrijwilliger bij ACC, dan kun je ook je naam en je rol op de site vinden. Soms ook een telefoonnummer of mailadres, omdat je bereikbaar wilt zijn. En ja, ook delen we graag af en toe een teamfoto of die mooie foto van dat geweldige doelpunt dat je hebt maakt. Dat maakt onze site en onze social media levendig. Wil je dit allemaal toch echt niet? Dan kun je dat ons altijd laten weten!

Kortom: we delen alleen maar de relevante en doelgerichte persoonsgegevens en doen dit dus alleen maar om jou bij ACC te kunnen laten cricketen.

Volgens die verscherpte privacywet maakt een sportvereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging persoonsgegevens deelt met anderen als dat niet relevant is, niet veilig opslaat, maar ook als we niet zeker weten dat partijen met wie we zaken doen én waarmee we persoonsgegevens delen hier niet secuur mee omgaan.

Maar ook als we een foto met sporters herkenbaar in beeld op onze website of social media-platform plaatsen. Ook het noemen van een naam, een mailadres of bijvoorbeeld leeftijd mag niet zomaar. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor actief hun toestemming hebben gegeven. Een club zou bovendien ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is.

Dit is voor een sportvereniging een vrijwel onmogelijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij het plaatsen van een ACC-foto heb je nooit iemand (zonder toestemming) close-up in beeld, kijken we of de foto gepast is en proberen we zoveel mogelijk iedereen in grotere groepen of onherkenbaar in beeld te brengen. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens handelen we daar adequaat en correct naar en op verzoek verwijderen we het bericht/foto.

Voor nieuwe leden vragen we via het aanmeldformulier toestemming voor het delen van relevante privacygevoelige informatie. Daarbij melden we helder voor welk doel we deze informatie of foto gebruiken. Dit doen we omdat er een belangrijke meerwaarde is voor het delen van leuke, aantrekkelijke fotografie voor de club. Dit gaan we ook doen bij aanmeldingen voor toernooien, evenementen, zodat ACC, de leden en onze bezoekers geen zorgen hoeven te hebben over de eigen privacy en over issues met foto’s rondom een evenement.

Het aanmeldformulier gebruiken om het delen van privacygevoelige informatie en foto’s goed te regelen, betekent dat voor nieuwe leden alles in 100% orde is. Voor huidige leden is dan nog niet alles waterdicht. In specifieke gevallen vragen wij altijd om toestemming en melden we ook duidelijk waarom en waar wij persoonsinformatie of foto’s delen. Wij gaan onszelf en jullie niet belasten met een speciaal te ondertekenen formulier. Dit is complex en ondoenlijk. Wij vinden het waardevol om alle leden te wijzen op de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens en willen dit steeds bespreekbaar maken. Bovendien is het uitgangspunt dat de communicatie rondom personen altijd gepast is en ACC adequaat handelt bij bezwaar op het delen van persoonsgegevens.

Iedereen die bij ACC omgaat met persoonsgegevens krijgt alleen de beschikking over de gegevens die voor hem of haar relevant zijn. Nieuwe medewerkers krijgen allemaal een overeenkomst waarin een geheimhoudingsverklaring is opgenomen. Medewerkers en vrijwilligers die al langer bij ACC betrokken zijn en te maken hebben met persoonsgegevens gaan wij allemaal bij de start van het nieuwe seizoen een geheimhoudingsverklaring laten tekenen. Verder maken wij hen bewust over hun rol hierin en geven we tips over het omgaan met persoonsgegevens.

We maken allemaal wel eens foto’s langs de lijn. Neem het voorgaande goed in acht en weet wat je deelt. Voor fotografen (natuurlijk ook ouders en leiders) is het in zijn algemeenheid dus raadzaam vooral foto’s te maken waar meerdere personen op staan, vanaf een afstand en zo mogelijk vanaf de zij- of achterkant. Let er vooral op dat de foto gepast (een kind wat net even zijn shirtje wisselt langs de kant is ongepast) en relevant is. Daar waar mogelijk vraag je duidelijk om toestemming en leg je uit waar de foto voor bedoeld is en wie deze gaat zien. Ook bij het delen van andere persoonsgegevens dan een foto ga je voor jezelf altijd na of het relevant is en vraag je, waar mogelijk, altijd toestemming.

ACC doet niks geks met jouw gegevens!

Verder draait het vooral om gezond verstand. Deel nooit zomaar iemands persoonsgegevens en denk na welke gegevens je deelt. Geef dus nooit zomaar iemands telefoonnummer aan een ander en zet geen foto’s op facebook van iemand als je geen toestemming hebt of zorg dat mensen niet herkenbaar zijn. Vraag je altijd af of iets relevant is. Alleen de relevante informatie deelt ACC met iemand die deze gegevens echt nodig heeft voor de uitvoering van zijn/haar ACC werkzaamheden. Als een naam voldoende is, laten we de geboortedatum of foto gewoon weg. Gebruik je toch persoonsgegevens, vraag toestemming en leg uit waar je dit voor gaat gebruiken (en houdt je daaraan!). En als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben verwijderen of vernietigen we ze. Praat met elkaar als je denkt dat iemand zich vergist of niet van de nieuwe wetgeving weet. Het is lastig, maar met elkaar hebben we de verantwoordelijkheid voor elkaars privacy.

Al deze afspraken gelden voor het gebruik van persoonsgegevens binnen ACC, de site van ACC en de officiële social media van ACC. Facebookpagina’s of twitteraccounts die teams zelf aan maken vallen daar nadrukkelijk niet onder. Wel geldt natuurlijk dezelfde wetgeving voor de beheerders van dit soort teamaccounts! Wees daar dus alert op.

We zijn meer op onze privacy gesteld dan we ons zelf realiseren: https://www.youtube.com/watch?v=AYXM56YJWSo

Ben je geïnteresseerd in de verandering die deze wet brengt, kijk dan deze video: https://www.youtube.com/watch?v=zlvAtnzIV-4.

Als laatste:

Vragen, opmerkingen, twijfels, of wil je relevante persoonsgegevens toch echt niet delen?

Loop gerust even langs bij ons bestuurslid Ernst-Pieter Knüpfer.